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Sechs bis acht Kennzahlen: Welche Zahlen einen kleinen Betrieb steuern
Dreissig Kennzahlen liest niemand. Welche sechs bis acht zum Geschäftsmodell passen, hängt davon ab, womit die Firma ihr Geld verdient.
Autor: PlatzhalterBeitrag: Platzhalter — redaktionelle Freigabe offen
Buchhaltungsprogramme, Kassensysteme und Shop-Plattformen liefern Dutzende von Zahlen. Das Problem kleiner Firmen ist selten ein Mangel an Daten, sondern die Frage, welche davon monatlich auf den Tisch gehören. Ein Cockpit mit sechs bis acht Kennzahlen beantwortet diese Frage — und zwar so, dass die Antwort auf eine Seite passt.
Warum nicht dreissig Kennzahlen
Je mehr Zahlen auf einer Seite stehen, desto weniger wird jede einzelne gelesen. Sechs bis acht Kennzahlen lassen sich in einer Viertelstunde durchgehen, bleiben im Kopf und zeigen Veränderungen, bevor sie in der Jahresrechnung sichtbar werden. Alles, was darüber hinausgeht, gehört in die Detailauswertung, die man bei Bedarf aufschlägt.
Die Auswahl folgt dem Geschäftsmodell
Welche Kennzahlen passen, hängt davon ab, womit die Firma ihr Geld verdient. Ein Handwerksbetrieb lebt von verrechenbaren Stunden; dort zählen Auslastung, der effektive Stundenansatz und der Materialanteil pro Auftrag. Ein Handel lebt vom Warenumschlag; dort zählen Rohmarge, Lagerumschlag und Retourenquote. Ein Dienstleistungsbüro schaut auf fakturierbare Stunden, Auftragsbestand und Debitorenlaufzeit. Dazu kommen in fast jeder Firma der Kassenstand, die offenen Debitoren und eine Umsatzzahl im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahresmonat.
Eine Datenquelle pro Zahl
Eine Kennzahl ist nur so verlässlich wie ihre Herkunft. Deshalb legen wir für jede Zahl fest, aus welchem System sie stammt, wer sie einträgt und an welchem Tag im Monat. «Umsatz» kann aus der Buchhaltung, aus dem Kassensystem oder aus der Rechnungsliste stammen — und ergibt je nach Quelle einen anderen Wert. Die Datenquellenliste hält das fest, damit zwei Personen nicht zwei verschiedene Umsätze berichten.
Eine Seite, ein Rhythmus
Das Cockpit selbst ist eine einseitige Vorlage in der Tabellenkalkulation: eine Zeile pro Kennzahl, Spalten für den aktuellen Monat, den Vormonat, den Vorjahresmonat und eine Bemerkung. Es wird einmal im Monat gefüllt, immer am selben Tag, am besten nachdem die Buchhaltung den Monat abgeschlossen hat. Ampelfarben und Zielwerte lassen wir in den ersten Monaten weg — zuerst soll man die Zahlen kennenlernen, dann kann man sie bewerten.
Das Glossar gehört dazu
Jede Kennzahl erhält einen Eintrag in verständlichem Deutsch: Was wird gemessen, wie wird gerechnet, was bedeutet eine Veränderung. Das Glossar sorgt dafür, dass auch die Person, die neu in die Firma kommt, die Seite lesen kann. In der Leistung «KPI-Cockpit» entsteht es in der zweiten Sitzung, gemeinsam mit der Person, die die Bücher führt.
Was ein Cockpit nicht ist
Es ist kein Frühwarnsystem, das von selbst Alarm schlägt, und keine Prognose. Es zeigt, was war, in einer Form, die Fragen auslöst. Die Antworten auf diese Fragen — und die Entscheide — bleiben bei der Inhaberin oder dem Inhaber.
Dieser Beitrag beschreibt ein Vorgehen, keine Ergebnisse. Ob es zu Ihrer Firma passt, klären wir im Erstgespräch.
Welche sechs bis acht Zahlen zu Ihrer Firma passen, klären wir im Erstgespräch — unverbindlich, rund 30 Minuten.
Was das KPI-Cockpit umfasst
- Definition von sechs bis acht Kennzahlen, passend zum Geschäftsmodell.
- Eine einseitige Dashboard-Vorlage in Ihrer Tabellenkalkulation.
- Eine Datenquellenliste: System, zuständige Person, Stichtag pro Zahl.
- Ein Glossar in verständlichem Deutsch für jede Kennzahl.
- Zwei Sitzungen über drei Wochen mit Inhaber/in und Buchhaltung.
- Eine Sitzungsnotiz mit den offenen Fragen für die ersten Monate.
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Werkzeuge und Datenquellen
Für ein Cockpit braucht es keine neue Software. Diese Quellen genügen in den meisten kleinen Firmen.
- Tabellenkalkulation
Das Programm, das die Firma bereits nutzt — Excel, Numbers, Google Sheets oder LibreOffice.
- Buchhaltungsexport
Erfolgsrechnung und Kontenblätter als CSV, monatlich nach Abschluss.
- Bankexport
Kontostand und Zahlungsbewegungen als CSV für Kassenstand und Debitorenlaufzeit.
- Zeiterfassung
Für Auslastung und fakturierbare Stunden — aus dem Zeiterfassungssystem oder dem Rapportblock.
- Kassen- oder Shop-System
Für Umsatz nach Warengruppe, Lagerumschlag und Retouren im Handel.
- Auftragsbuch
Offene Aufträge mit Wert und Termin — für den Auftragsbestand im Handwerk und in Büros.
Für wen ein Cockpit sinnvoll ist
Für Firmen, in denen die Inhaberin oder der Inhaber die Zahlen bisher aus dem Gefühl oder aus dem Bankkonto liest und sich eine regelmässige, kurze Übersicht wünscht. Besonders dort, wo mehrere Systeme nebeneinander laufen — Buchhaltung, Kasse, Zeiterfassung — und niemand die Zahlen monatlich zusammenführt. Die Firmengrösse spielt eine untergeordnete Rolle; drei Personen können ein Cockpit ebenso brauchen wie fünfundzwanzig.
Weniger sinnvoll ist ein Cockpit für Firmen, die noch keine geführte Buchhaltung haben, oder für Betriebe mit einem einzigen Produkt und einem einzigen Kunden — dort reicht meist der Liquiditätsplan. Wer bereits ein Controlling mit Soll-Ist-Vergleich betreibt, braucht kein zweites Cockpit, sondern allenfalls eine Durchsicht der bestehenden Kennzahlen.