Ein Jahresbudget in vier Wochen: Ablauf für inhabergeführte Firmen

In vielen kleinen Firmen entsteht das Budget so: Man nimmt die Zahlen des Vorjahres, rechnet drei Prozent dazu und legt das Blatt in den Ordner. Zwölf Monate später schaut niemand mehr hinein. Ein Budget, das etwas nützt, sieht anders aus — es ist nach Monaten gegliedert, berücksichtigt Saisonalität und Personal, und es hat von Anfang an eine Methode, mit der die Ist-Zahlen verglichen werden.

Warum nach Monaten

Eine Jahressumme sagt wenig über den Verlauf. Ein Gastronomiebetrieb macht im Dezember einen anderen Umsatz als im Februar, ein Malerbetrieb hat im Winter weniger Aussenaufträge, ein Handel lebt vom vierten Quartal. Erst die Gliederung nach Monaten zeigt, ob eine Abweichung im März ein Problem ist oder einfach der März.

Sitzung eins: Umsatz und Personal

Die erste Sitzung beginnt beim Umsatz. Aus der Erfolgsrechnung der letzten zwei bis drei Jahre lässt sich die Verteilung über das Jahr ablesen; daraus entsteht ein Umsatzplan pro Monat nach Kundengruppe oder Auftragsart. Parallel entsteht der Personalplan: Wer ist wann da, welche Eintritte und Austritte sind bekannt, wann ist die Lohnrunde, wann fällt der 13. Monatslohn an. Beides zusammen bestimmt bereits den grössten Teil der Zahlen.

Sitzung zwei: Kosten und Investitionen

Die zweite Sitzung geht die Kostenpositionen durch — Miete, Material, Fahrzeuge, Versicherungen, Abonnemente, Marketing, Beratung — und ordnet jede einem Monat zu. Dazu kommt die Investitionsliste: Was soll im kommenden Jahr angeschafft werden, in welchem Monat, zu welchem Preis, und wird es gekauft, geleast oder finanziert. Positionen, die unklar sind, erhalten eine Bandbreite statt einer Zahl.

Sitzung drei: Zusammenführen und vergleichen

In der dritten Sitzung wird alles in die Budget-Arbeitsmappe zusammengeführt und auf Plausibilität geprüft: Stimmt die Summe mit dem überein, was die Inhaberin oder der Inhaber erwartet? Dann folgt der wichtigste Teil — die Abweichungsvorlage. Sie stellt jedem Budgetmonat die Ist-Zahlen aus der Buchhaltung gegenüber und zeigt die Abweichung in Franken und Prozent. Die Regel, ab welcher Abweichung ein Kommentar geschrieben wird, legt die Firma selbst fest; zehn Prozent oder ein fester Frankenbetrag sind übliche Schwellen.

Der monatliche Vergleich

Das Budget lebt vom Vergleich. Nach dem Monatsabschluss überträgt man die Ist-Zahlen in die Abweichungsvorlage, liest die Abweichungen, schreibt zu den grösseren einen Satz — und lässt den Rest stehen. Das dauert eine halbe Stunde. Wer das zwölf Mal macht, hat im Folgejahr ein Budget, das aus Erfahrung statt aus Fortschreibung entsteht.

Was das Budget nicht ist

Ein Budget ist kein Versprechen und keine Vorhersage. Es ist eine Annahme, die man im Verlauf des Jahres gegen die Wirklichkeit prüft. Dass die Ist-Zahlen abweichen, ist normal; entscheidend ist, dass man es sieht und einordnen kann. Wer das Budget nach dem ersten Quartal anpassen will, sollte die ursprüngliche Version aufbewahren — sie zeigt, wie gut man die eigene Firma eingeschätzt hat.