Fixkosten, variable Kosten und der Blick auf drei Jahre

Die Erfolgsrechnung zeigt, wie hoch die Kosten sind. Sie zeigt nicht, woher sie kommen, welche davon mit jedem Auftrag wachsen und welche auch dann anfallen, wenn kein Auftrag im Haus ist. Eine Kostenstrukturanalyse beantwortet diese Fragen aus den eigenen Konten — und sie blickt dabei nicht auf ein Jahr, sondern auf drei.

Kostenstellen bilden

Der erste Schritt ordnet jede Kostenart einem Bereich zu: Werkstatt, Büro, Fahrzeuge, Verkauf, Lager — je nachdem, wie die Firma arbeitet. Kleine Firmen brauchen selten mehr als fünf bis acht Kostenstellen. Die Zuordnung geschieht einmal, im Kick-off, und gilt danach für alle drei Jahre, damit die Vergleiche stimmen.

Fix oder variabel

Dann wird jede Kostenart als fix oder variabel eingestuft. Fixkosten fallen unabhängig von der Auftragslage an: Miete, Versicherungen, Grundgehälter, Leasing, Softwareabonnemente. Variable Kosten wachsen mit dem Umsatz: Material, Fremdleistungen, Verpackung, Provisionen, Überstunden. Manche Positionen sind gemischt — die Stromrechnung einer Werkstatt hat einen Grundanteil und einen Verbrauchsanteil. Für die Analyse genügt eine ehrliche Schätzung des Verhältnisses.

Kosten pro Auftrag oder pro Stunde

Aus Fixkosten und produktiven Stunden entsteht die Zahl, die in Handwerk und Dienstleistung am meisten interessiert: Was kostet eine Stunde, bevor überhaupt etwas verdient ist? Im Handel ist es die Frage nach den Kosten pro Auftrag oder pro Bestellung. Diese Zahl ist die Grundlage für jede Diskussion über Stundenansätze und Mindestbestellwerte — und sie überrascht in vielen Firmen, weil der Fixkostenanteil höher liegt als vermutet.

Der Blick auf drei Jahre

Der interessanteste Teil der Analyse ist die Bewegung. Welche Positionen sind in drei Jahren am stärksten gewachsen, welche geschrumpft, welche neu dazugekommen? Oft sind es nicht die grossen Posten, sondern die kleinen, die sich vervielfacht haben: Softwareabonnemente, die niemand mehr nutzt, Versicherungen, die sich überschneiden, Fahrzeugkosten für ein Fahrzeug, das selten fährt. Die Analyse zeigt die Bewegung; was daraus folgt, entscheidet die Firma.

Was im Bericht steht

Der Analysebericht enthält die Kostenstellen mit ihren Anteilen, die Aufteilung in fix und variabel, die Kosten pro Stunde oder pro Auftrag für jedes der drei Jahre und eine Liste der zehn Positionen mit der grössten Bewegung — jeweils mit der Quelle in der Buchhaltung. In der Abschlusssitzung gehen wir ihn Position für Position durch.

Was die Analyse nicht leistet

Sie spart nichts ein. Sie zeigt, wo Kosten entstehen und wie sie sich bewegt haben; ob eine Position gerechtfertigt ist, weiss die Firma besser als jede Auswertung. Und sie ist nur so genau wie die Buchhaltung, aus der sie stammt: Wer drei Jahre lang Material und Fremdleistungen auf dasselbe Konto gebucht hat, bekommt für diese beiden Positionen eine gemeinsame Zahl.